Hint ≫ 법칙 ≫ 단순함

깔끔한 업무관리·정리정돈

- 목표를 정리하라!
ROUND1. 업무관리를 못하는 이유가 무엇일까 / ROUND2. 업무관리에 대한 태도를 바꿔라 / ROUND3. 업무관리의 시작은 확실한 목표설정부터 / ROUND4. 목표를 정하는 방법, ‘SMART'원칙 / ROUND5. 파레토의 80:20법칙

- 업무의 우선순위를 정하라!
ROUND1. 지금 가지고 있는 업무를 분류하자 / ROUND2. 업무에 우선순위를 붙여보자 / ROUND3. 우선순위를 검증하자 / ROUND4. 시간 분배의 열쇠는 ‘균형’

- 정보를 관리하라!
ROUND1. 중요한 정보를 가려내는 방법 / ROUND2. 깨끗한 책상을 유지하라 / ROUND3. 정보 과부하를 막아라 / ROUND4. 서류를 효율적으로 읽자 / ROUND5. 읽는 속도가 더딘 이유 / ROUND6. 읽는 능력을 키우는 6가지 방법 / ROUND7. 속독하기 / ROUND8. 기억력을 활용하라

- 업무공간을 정리하라!
ROUND1. 인체공학을 고려하라 / ROUND2. 피로하지 않게 컴퓨터 사용하는 방법 / ROUND3. 업무공간을 정리하라 / ROUND4. 서류 더미를 무너뜨려라 / ROUND5. 하드웨어를 정리하라 / ROUND6. 업무공간을 깔끔하게 유지하는 방법

- 문서를 정리하라!
ROUND1. 정보에 따라 적절한 장소에 보관하라 / ROUND2. 파일링 시스템 구축하기 / ROUND3. 불필요한 파일 처분하기 / ROUND4. 종이문서를 전자문서화하여 정리하기


정리 : 청소력

<성공한 사람일수록 책상이 깨끗하다. 청소를 하면 물리적으로는 물론 청소한 사람의 마음까지 깨끗해지는 ‘청소력’이 나타나기 때문이다. 성공하고 싶다면, 이제부터 버리고, 닦고, 청소를 시스템화하자.>

지난 청소경영 개인편에서는 그 동안 ‘하찮은 일, 해야 할 사람이 따로 있는 일’로 여겼던 청소를 성공을 위한 지름길이라는 차원에서 접근했다. 그렇다면 청소를 기업 경영에도 적용할 수 있을까? 매일 아침 10분씩 당신과 당신의 부하직원들이 전부 함께 청소하는 것으로 회사(혹은 팀이나 부서) 분위기가 바뀌고, 업적을 달성하는 데 도움이 될까? ‘일도 아니고 다들 귀찮아하는 청소를 하자고 하면 짜증이나 내고, 업무 효율도 떨어지지 않을까’라는 생각이 든다면 다음 두 기업의 이야기를 살펴보자.

▶첫 번째 기업 이야기
2000년 5평짜리 사무실에서 시작한 오케이아웃도어닷컴은 10년 만에 1000억원대의 매출을 올리고, 2010년 기업혁신대상에서 국무총리상을 받을 정도로 성장하고 있다. 그렇다면 이 기업의 장성덕 대표가 직원들에게 강조하는 내용은 무엇일까? 그는 저서 <오케이아웃도어닷컴에 OK는 없다>에서 ‘모든 일의 시작은 정리정돈’이라고 주장했다. 덕분에 이 회사 직원들은 매일 아침 책상을 중심으로 3~4미터 이내의 공간을 먼지 하나 없을 정도로 청소 한다. 심지어 5만여 가지의 물건이 모인 물류센터조차 지저분한 모습을 보이면 팀장을 혼낸다고 한다.

‘대표가 강요하니까 어쩔 수 없어서 하겠지’라는 생각이 들 수도 있다. 직원들은 청소에 대해 어떻게 생각하고 있을까? “저희 회사는 청소로 하루를 시작합니다. 8시 20분부터 10분 동안 사장님 이하 전 직원이 자기 자리와 자기가 맡은 구역을 청소 합니다. 본인이 맡은 구역에 청소가 소홀하거나 문제가 생기면 책임을 지겠다는 각오로요. 그렇게 청소를 한 뒤, 8시 30분부터 10시까지 다른 사람의 방해를 받지 않고 집중해서 맡은 일을 처리하는 시간을 가집니다. 협력사들에도 이 시간만큼은 비켜서 전화해달라고 부탁해 놓았을 정도입니다. 청소 후 개운한 마음으로 업무에 몰입하니 확실히 효율성이 높습니다.” 2011년 1월 26일, 인터뷰한 오케이아웃도어닷컴 상품기획1팀 김주미팀장의 이야기다. 직원들은 청소의 번거로움보다 청소로 시작하는 하루의 장점을 앞세우고 있다.

▶두 번째 기업 이야기
"TCC동양의 경영혁신 운동은 20여 년 전 공장장을 비롯한 임직원이 현장에 들어가 설비를 닦고 조이고, 청소를 시작한 게 발단이 됐다." 2010년 11월 30일, 제17회 기업혁신대상에서 대통령상(대기업부문)을 받은 조남중 TCC동양 사장의 수상 소감이다. 실제 TCC동양의 혁신활동은 1993년 포항공장에서부터 시작된 청소 운동을 기본으로 발전해왔다. 물론 다양한 방법의 혁신 활동이 추가됐지만, 청소 운동은 지금도 계속하고 있다. 그렇게 지속한 경영혁신의 결과 1980년 500억원대였던 매출액은 2010년 4000억원대로, 생산량은 월 10만톤에서 30만톤으로, 공장수율은 85%대에서 98%대까지 늘었다. 반면 재해건수는 4건에서 0건으로 줄었다.

두 기업이 오로지 청소만 열심히 해서 성공했다는 이야기는 아니다. 다만 성공적인 성장세를 이어가는 두 기업의 공통점이 기업 차원의 ‘청소경영’이라는 점을 말하고 싶다. 더욱이 이랜드, 김영사, 삼원정공 등 많은 한국기업들이 기업이 작거나 어려움에 처했을 때, 돈 한푼 안 들이는 청소를 시작해 효과를 봤다. 과연 기업 차원에서 청소경영을 시작하면 어떤 효과가 있을까?

보이는 효과: 효율성 향상
‘책상 위에 오만 가지를 늘어놓고 일하는 사람들이 있다. 서류 하나 찾으려면 온갖 잡동사니를 다 뒤져야 겨우 찾을 수 있다. 옆에서 보면 한심하기 짝이 없다. 일하는 시간보다 필요한 서류나 자료 찾는 시간이 더 걸린다. –중략- 10분을 투자해 깨끗한 환경에서 기분 좋게 업무를 시작하고, 필요한 것을 찾느라 시간 낭비를 하지 않아도 되니 그만큼 업무 효율성이 향상되는 것은 두말하면 잔소리다.’ (출처: <오케이아웃도어닷컴에 OK는 없다> ‘정리정돈이 업무 효율을 높다’, p246~247)

기업 차원에서 실시하는 청소 역시 개인 차원의 청소와 마찬가지로 효율성을 높여준다. 즉, ‘업무 하기 편한 환경을 만들기 위한 준비작업’인 셈이다. 그런데 청소경영의 효과가 이것뿐일까? 다음 사례를 통해 청소경영을 통해 얻을 수 있는 보이지 않는 효과를 확인해보자.

보이지 않는 효과 1: ‘우공이산(愚公移山)’의 자신감
<아침 청소 30분>. 이 책은 일본 기업 (주)무사시노의 사장인 고야마 노보루가 아침마다 30분씩 전 직원과 청소해 회사를 살려낸 ‘청소경영 실천편’ 같은 책이다. 1989년 고야마 노보루가 사장으로 취임할 당시 (주)무사시노는 간부의 1/3이 폭주족 출신이었고, 직원들도 열정과 패기가 없었다. 그는 회사를 살리기 위해 어쩔 수 없이 누구나 할 수 있는 청소라도 해야 했다. ‘업계 매출 1위’가 아니라 ‘업계에서 정리정돈이 가장 잘 된 회사’가 목표였던 것이다. 그런데 놀랄 만한 일이 벌어졌다. ‘청소라면 우리도 할 수 있다’는 생각을 한 직원들이 청소에 열의를 보였다. 그 뿐만 아니라 실제로 회사가 깨끗해지고 다른 기업들이 소문을 듣고 찾아와 견학을 할 정도가 되자, 다른 업무를 대할 때도 자신감을 가지게 됐다. 그 결과 (주)무사시노는 1999년부터 일본경영품질상, 경제산업장관상, IT경영백선 최우수상 등을 수상하는 잘 나가는 기업으로 거듭났다.

한 회사에서만 일어난 특수한 일은 아닐까? 고야마 노보루 사장은 청소경영을 벤치마킹하러 오는 다른기업들을 위해 지금도 평균 2.5일에 한번 꼴로 강연을 한다. 이 책에는 (주)무사시노를 벤치마킹해 청소의 위력을 경험한 27개 기업의 이야기가 함께 실려있다.

청소는 누구나 할 수 있고, 얼마만큼을 하든 그 효과가 눈에 보인다. 이러한 청소를 전 직원이 매일 한다면, 어느 순간 사무실 바닥이 눈에 띄게 깨끗해지고, 어수선하던 공장마저 화사해질 것이다. 청소를 통해 직원들은 꾸준히 한 가지 일을 하니 마침내 큰 일을 해낸다는 ‘우공이산’을 몸으로 경험하게 된다. 그리고 무언가를 해냈다는 자신감을 가지게 된다. 이렇게 생긴 자신감은 그대로 업무로 이어진다. 청소경영의 보이지 않는 효과는 바로 직원들이 가지는 해낼 수 있다는 ‘자신감’이다.

보이지 않는 효과 2: ‘일신우일신(日新又日新)’의 창조력
또한 청소는 창조를 경험하게 한다. 책상을 쓰기 편하게, 사무실이나 공장을 일하기 편하게 만들기 위해 청소를 하면 자연스럽게 공간의 모습이 바뀌기 때문이다. “청소는 아름답고 기능적인 공간을 창조하는 것이다.” 살림의 여왕, 마사 스튜어트의 말은 집안뿐만 아니라 사무실에서도 적용할 수 있다.

게다가 청소를 통해 매일 창조를 하다 보면 창조에 대한 적응력도 길러지게 마련이다.
‘환경정비는 마루야마 금속공업 사원들의 의식을 어떻게 변화시켰을까? 가와카미 사장은 환경정비를 통해 무엇보다 사원들이 변화를 두려워하지 않게 되었다고 한다. 사내가 조금씩 정리정돈이 되어가면서 어제보다 오늘, 오늘보다 내일 더 깨끗한 회사로 변모했다. 이러한 작은 변화를 반복적으로 경험하면서 사원들에게는 변화에 대처할 수 있는 마음가짐이 함께 길러진 것이다.’ (출처: <아침 청소 30분>, p69)

지식사회에서는 창조경영만이 살 길이라고 한다. 많은 기업들이 구글이나 3M처럼 큰 돈을 들여서 멋진 공간을 만들고, 직원들에게 창조할 시간을 따로 내줘야만 창조경영이 가능하다고 생각한다. 하지만 정말 창조가 필요한 작은 기업일수록 그럴 돈과 시간이 부족할 수 밖에 없다. 이때 청소경영을 통해 직원들의 창조력과 변화에 대한 적응력을 길러보자. 실제 전문제조업체인 삼원정공 역시 직원들 월급 주기도 빠듯했던 1980년 청소를 통해 혁신의 첫 걸음을 내디뎠다. 그러자 낡은 기계에서 새 기계 이상의 제품을 만들게 됐고, 회사 전체에서 나오는 쓰레기양도 일반 가정보다 적어졌다고 한다. 그렇게 노력을 한 결과 20년 사이에 매출은 약 200배 가까이 증가했다.

효율성은 물론 직원들의 자신감과 창조력까지 길러주는 청소경영. 그렇다면 내일부터 당장 아침에 10분 혹은 30분씩 일찍 출근해서 청소 하자고 공표한다고 이 효과를 다 얻을 수 있을까? 청소경영의 효과를 증대시키기 위한 성공비법을 알아보자.


How to 1. CEO(리더)의 솔선수범으로 의지를 보여준다!
“우리는 정돈, 청결, 위생이 성공의 노하우 중 하나이며 사업의 중요자산의 하나임을 깨달아야 한다.”

이랜드는 ‘이랜드 스피릿’에 정돈, 청결, 위생 항목을 따로 만들 정도로 청소경영에 앞장서고 있다. 실제 지금도 이랜드는 매일 아침 과장급까지 사무실은 물론 화장실까지 청소를 한다. 그런데 청소경영을 시작할 당시부터 꽤 오랜 기간 이랜드 박성수 회장 역시 매일 청소를 했다. 그는 심지어 신입사원 면접을 보는 날에도 그들을 잘 맞이할 생각을 하며 현관 앞을 열심히 청소했다고 한다. 오죽하면 청소하는 사람이 회장님일 거라고는 생각도 못한 입사지원자가 박성수 회장을 아저씨라고 부르며 면접장 가는 길을 물을 정도였다. 박성수 이랜드 회장뿐만 아니라 청소경영을 활용하기 시작하는 CEO(리더)들은 스스로 솔선수범하는 모습을 보인다. 박은주 김영사 대표도 <화장실 청소하는 ‘신입같은 사장님’(한국경제 CEO&매니지먼트, 2009-12-29)>이라는 기사가 뜰 정도로 청소에 공을 들인다. 일만하기도 바쁜 CEO들이 왜 청소에 앞장서는 것일까?

이는 CEO가 솔선수범할 때 청소경영의 중요성과 이에 대한 의지가 나타나기 때문이다. 직원들은CEO가 의지를 보여야 변한다. 기업이 커질수록 청소를 하는 직급이 낮아지기는 하지만, 청소경영을 활용하기 시작하는 단계에서는 기업 대부분은 전 직원이 같은 시간에 함께 청소를 한다. 만약 이때 CEO가 의지를 보이지 않는다면, 어느 순간 청소 시간에 윗사람들은 하나 둘씩 커피를 마시거나 담배를 피우게 될 것이다. 결국 모든 청소를 신입직원들이 맡게 될 테고, 청소경영의 효과는 사라지게 될 것이다.

한 연구결과에 따르면 사람이 어떤 행동을 습관으로 만드는데 드는 시간이 평균 60일이라고 한다. 이왕 청소경영을 시작해 효과를 보고 싶다면, 딱 60일만이라도 CEO가 먼저 청소하는 모습을 보여보자. 윗사람이 스스로 청소하며 같이 청소하자는데 그 시간에 몰래 빠져나가는 부하직원은 없을 것이다. 앞장서서 움직인 60일이 직원들에게 청소 습관을 만들어 줄 것이다.

How to 2. 작은 곳부터 나눠서 시작하라.
1대1로 줄다리기를 할 때, 사람들은 100%의 힘을 발휘한다. 그런데 2대2 상황에서는 93%, 3대3 상황에서는 85%, 심지어 8대8 상황에서는 자신이 낼 수 있는 힘의 절반이 안 되는 49%를 발휘한다고 한다. 이처럼 참여하는 개인의 수가 늘어갈수록 성과에 대한 1인당 공헌도가 오히려 떨어지는 현상을 ‘링겔만 효과’라고 한다.

링겔만 효과를 청소경영에 적용해보자. 사무실이나 공장 전체를 모든 직원이 담당하게 두면, 열심히 청소하는 사람들의 노력에 기대는 무임승차자가 생긴다. 따라서 모두가 100% 힘으로 청소를 해서 청소경영의 효과를 제대로 누리고 싶다면, 개인 자리 청소에 더해 공용 구간은 개인별로 구역을 지정해주자.

더불어 아무리 전 직원이 100%의 힘을 발휘한다 해도 모든 공간이 짧은 시간 안에 깨끗해지기란 쉽지 않다. 이때는 결과가 가장 잘 보일법한 곳을 정해 청소를 시작해보자. 자동차 정비용 리프트를 생산하는 헤스본은 업의 특성상 공장 안팎이 쓰레기와 먼지로 가득했다. 헤스본은 2006년 12월 청소경영을 통해 근로환경을 바꾸기 시작했다. 이때 가장 먼저 손을 댄 공간은 고철 덩어리와 각종 쓰레기가 뒤얽힌 공장 뒤편이었다. 먼저 공장 뒤편을 가장 많이 차지한 고철덩어리부터 정리했다. 그리고 빨간색(일반폐기물), 파란색(비닐류), 노란색(종이류)의 쓰레기통을 만들어 쓰레기를 정리했다. 그 뒤 꽃을 심어 공장 뒤편을 정원처럼 바꿨다. 그렇게 크게 보이는 곳부터 청소하기 시작한 헤스본은 지금 환경경영, 인간중심 경영을 실천하는 기업으로 유명해졌다.

현관, 화장실, 혹은 음침한 복도 어디든 좋다. 당신 기업(부서) 어디가 가장 지저분한지, 혹은 어느 곳을 청소하면 그 효과가 가장 클지 생각해보자. 그리고 이 공간을 신문지 한 장 크기로라도 직원들에게 일일이 나눠서 청소해보자.

How to 3. 시스템화하라
청소경영 개인편에서도 청소 방법 중 하나로 습관화에 대해 이야기 했다. 기업편에서도 마찬가지다. 청소가 기업의 기본 문화가 되야 한번 얻은 청소의 효과를 계속해서 유지할 수 있다. 청소를 어떻게 하면 잘 할 수 있는지에 대한 당신 기업만의 시스템을 구축하자.

앞서 이야기 한 <아침 청소 30분>에서도 하기 싫어도 자연스럽게 청소를 하게 만드는 시스템을 소개하고 있다. (주)무사시노 역시 초기에는 직원들이 청소하자는 방침을 잘 따르지 않았다고 한다. 그래서 책상 문구용품을 항상 정리 할 수 있도록 스티로폼 틀을 제공하고, 책상마다 의자를 넣는 위치를 표시해 놓고 이를 지키지 않으면 벌금을 받았다고 한다.

만약 이러한 시스템이 어렵게 느껴진다면 어떻게 청소하면 좋을지를 매뉴얼로 만들어 보자. 맥도날드의 창업자 레이크록 역시 청결을 중시한 CEO였다. 그 역시 매일 아침 매장 화장실 청소를 직접 했으며, 이를 모든 매장의 직원들이 똑같이 할 수 있도록 ‘매뉴얼화’ 했다. 초기 맥도날드의 성공 요인으로 깨끗한 화장실이 꼽혔던 데에는 이러한 노력이 숨어있었다.

더불어 이러한 청소경영이 잘 지켜지고 있는지를 분기별로 ‘정기 점검’하자. 정기 점검 때만 하면 어떻게 하느냐는 우려가 생길 수도 있다. 하지만 그 때라도 하는 게 중요하다. 학창시절 환경미화를 떠올려보자. 환경미화가 있었기 때문에 일년에 한번이라도 학생들이 교실 커튼을 빨고, 구석구석을 청소했다. 안 한 사람을 질책하기 위한 불시점검이 아니라 한번이라도 청소해서 일하기 편한 공간을 만드는 정기점검을 통해 청소 경영을 습관으로 만들어 보자.

청소력, 혼자만 누릴 것인가, 부하직원들과 함께 누릴것인가?
지금까지 개인차원에서뿐만 아니라 기업차원에서도 청소가 효과를 발휘하며, 어떻게 하면 청소경영의 효과를 톡톡히 맛볼 수 있는지를 알아봤다. 지금 당신 기업(부서)에 효율성, 자신감, 창조성을 높일 무언가가 필요한가? 그렇다면 이제 혼자가 아니라 부하직원들과 함께 청소를 하며 움직여보자. 그들과 함께 청소력의 힘을 맛볼 때 청소력의 힘은 배가될 것이다.